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Gagner du temps : 6 bonnes habitudes pour optimiser votre organisation

Gagner du temps : Ces petits riens qui font beaucoup

Lorsque l’on travaille dans un domaine en constante ébullition, on a parfois du mal à sortir la tête de l’eau. Malheureusement, personne n’a le don d’ubiquité ! Il est cependant possible, en repensant son organisation, de moins s’éparpiller et de garder plus de temps pour mener à bien ses missions principales. Comment gagner du temps en s’organisant mieux ? Il existe pour cela quelques astuces.

1. Bien gérer sa messagerie

Si vous êtes assailli de quantité de messages au point de ne plus pouvoir les traiter correctement et de laisser passer des informations importantes, c’est qu’il vous faut réviser l’organisation de votre messagerie. Prévoyez à deux moments de la journée (par exemple en fin de matinée, lorsque vous êtes moins efficace, et en début d’après-midi), une demi-heure pour gérer vos mails. Classez ceux-ci dans des dossiers au titres clairs, faites le point avec les collègues qui vous envoient des messages inutiles ou qui vous mettent en copie sur des sujets qui ne vous concernent pas, et veillez vous-mêmes à indiquer clairement le sujet de vos messages dans leurs titres afin que leur traitement soit plus facile. Choisissez de répondre immédiatement aux messages urgents ou à ceux dont la rédaction de la réponse vous prendra moins de trois minutes. Ce qui est fait ne sera plus à faire !

2. Faire des to-do listes

Même si vous avez une bonne mémoire, faire des listes de ce que vous devez faire vous permettra de faire plus de place dans votre esprit et de vous concentrer plus sereinement sur l’activité en cours. Vous pouvez choisir de faire trois listes, une sur laquelle vous pourrez planifier toutes les actions à mener sur le long terme, une sur laquelle vous noterez uniquement les tâches de la semaine, et une autre, par exemple sur un grand post-it, ou vous classerez selon leur importance les tâches du jour à accomplir. Barrez au fur et à mesure les tâches que vous avez effectuées, et faites le point chaque soir sur ce qui a été fait et ce qu’il faudra faire le lendemain.

3. Distinguer l’important de l’urgent

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Il faut bien avoir en tête les tâches importantes que vous ne devez pas perdre de vue, surtout dans les moments où la gestion d’une urgence s’impose. Distinguez bien les actions qui vont vous permettre une vraie avancée dans votre travail et celles qui doivent être faites mais n’apportent pas de réelle plus-value à votre activité. Faites également le tri entre les actions à mettre en place sur le long terme et celles qui ne vous prendront pas beaucoup de temps, et veillez à ne pas privilégiez les unes au détriment des autres : au contraire, prévoyez une plage horaire pour chaque action à mener dans votre planning. Évitez de traîner sur une tâche qui n’en vaudrait pas le coup et soyez efficace en vous lançant pleinement dans ce que vous entreprenez.

4. Se créer une routine et des bonnes habitudes

Certaines tâches doivent être menées tous les jours. Chercher des nouveaux contacts, faire de la prospection téléphonique, faire le point sur l’avancée de votre travail, trier vos dossiers… Prenez l’habitude d’accorder un temps régulier et planifié à ces activités. Par le biais de leur répétition, ces actions vont se transformer en une petite routine qui vous demandera moins de concentration et rythmera votre journée : vous pourrez les alterner avec des tâches plus variables, demandant plus d’implication.

5. Prendre des pauses afin de garder son efficacité

Il vaut mieux que vous soyez hyper concentré sur une durée moins longue que peu efficace sur une activité qui traîne en longueur. Prenez donc le temps de rythmer vos activités par des pauses qui vous aideront à ne pas saturer et à garder vos facultés de concentration. Vous pouvez souffler cinq minutes, quatre fois par jour, pour prendre un peu de recul sur les tâches à accomplir et pour vous aérer le cerveau. Profitez-en pour échanger avec vos collègues, ou bien marchez un peu pour ne pas vous enfoncer dans l’inertie que risquerait de provoquer le temps immobile que vous passez assis à votre bureau.

6. Gagnez du temps sur vos trajets

Si vous avez des déplacements à faire, vous pouvez gagner du temps en proposant de faire vos réunions ou vos entretiens à proximité de l’aéroport ou de la gare ou vous devez vous rendre. Vous pouvez aussi optimiser vos temps passés dans les transports en commun en prenant avec vous un ordinateur portable sur lequel vous pourrez travailler. Anticipez le renouvellement de votre abonnement afin de ne pas être bloqué dans une file d’attente en partant au travail. Utilisez des applications mobiles afin de connaître l’état du trafic, les numéros de quais, les horaires exacts de départs de train ou de bus.

Ainsi vous éviterez les temps d’attente inutiles et vous pourrez choisir l’itinéraire le plus rapide en temps réel. Si vous êtes en voiture, l’application Waze vous permettra de choisir l’itinéraire le plus rapide en fonction de la circulation. Si vous prenez les transports en communs, Moovit vous proposera plusieurs trajets en temps réel et vous pourrez ainsi choisir le plus rapide.

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