En 2017, je deviens maître de mon temps ! Partie 2 Mieux s’organiser

Comment prioriser ces tâches de manière efficace et rigoureuse ?

Voici la deuxième partie de l’article : “Je deviens maître de mon temps”. Si vous n’avez pas encore lu la 1ère partie, rendez-vous sur ce lien.

Les journées ne faisant que vingt-quatre heures, la gestion efficace de l’emploi du temps repose avant tout sur la priorisation de ses tâches. Comme le résume très bien Steven Covey dans son ouvrage Les 7 habitudes de ceux qui réalisent tout ce qu’ils entreprennent (First, 2005), la productivité n’est pas l’art de tout faire, mais celui de faire les choses essentielles. Dans cette deuxième partie de l’article signé Nadège Serre, Directrice de Booster Academy Lyon, découvrez les bonnes pratiques pour mieux organiser son temps !

Une to-do-list, bien pensée !

L’énumération sur un bout de papier des tâches à effec­tuer ? Tout le monde connaît, rien de neuf sous le soleil. Oui et non. Car s’il est exact que le principe de la « to do list » ne date pas d’hier, l’apparition des smartphones et autres tablettes lui donne une seconde jeunesse. Accessible en permanence et modifiable à l’infini, ladite liste gagne considérablement en utilité.

Par conséquent, profitez-en donc pour affiner le concept en créant différents index. Vous pouvez par exemple commencer par opter pour une « to do list » quotidienne (ou à défaut hebdomadaire) de vos tâches à effectuer. S’y tenir requiert une grande exigence, mais c’est un excellent moyen de parer à toute tentation de procrastiner. À l’autre bout de la chaîne, laissez-vous tenter par ce que les Anglo-Saxons appellent une « achievement list », à savoir l’inventaire de tous les objectifs professionnels fondamentaux que vous vous êtes fixés pour l’année. Vous ne la consulterez certainement pas tous les jours, mais un petit coup d’oeil de temps en temps vous permettra de visualiser où vous en êtes.

Entre ces deux extrémités, il peut aussi être intéressant d’établir une liste réservée à toutes ces petites choses non urgentes que vous savez incontournables (répondre aux demandes d’entrée en contact sur LinkedIn, faire le tri dans les e-mails reçus depuis le début de la semaine, ranger l’armoire du bureau, prendre rendez-vous chez le dentiste pour le détartrage annuel, etc.) Bref, tout ce qui s’apparente aux fameux grains de sable abordés ci-dessus. L’avantage d’un tel index réside dans le fait qu’on peut prendre l’habitude de le consulter lorsque l’on sait ne disposer que de cinq minutes.

Le schéma heuristique comme alternative

Autre solution, plutôt que de noter vos tâches sur une liste linéaire, vous pouvez réaliser une carte heuristique.

Les objectifs sont les centres et les tâches et sous-tâches sont les embranchements gravitant autour des centres. La taille d’une case serait proportionnelle à l’importance de la tâche, de la sous-tache ou de l’objectif.

Mindmapping

exemple de carte heuristique axé Leadership

Vous pouvez également la présenter sous forme de graphique sous deux axes :

  • Axe X : le temps (avec l’unité que vous désirez : semaine, années, jour, minutes, etc.)
  • Axe Y : L’importance de la tâche

Cette représentation peut s’avérer extrêmement utile lors de projets complexes.

Pourquoi le minutage peut vous faciliter la tâche ?

Enfin, certains sont adeptes du minutage. Si vous vous sentez totalement débordé par un emploi du temps constitué de missions très différentes les unes des autres, commencez votre journée en couchant sur le papier le timing précis que vous souhaitez réserver à chacune d’entre elles.

  • 9 heures à 10 h 30 : appel des clients.
  • 10 h 45 à 12 h 30 : réunion commerciale objectifs 2013.
  • 14 heures à 14 h 30 : reporting de la visite chez Machpro.

Cela ressemble à un agenda clas­sique, mais réactualisé chaque matin et dans lequel aucun créneau n’est inoccupé.

Imparable en matière de productivité à une seule condition : ne pas déroger à ses engagements. C’est en effet toute la limite des « to do lists »… Il est beaucoup plus simple de les remplir que de les respecter.

 


Photo signature NS

Écrit par Nadège Serre

Directrice de la région Rhône-Alpes de Booster Academy
Lorsqu’elle n’est pas en animation de formation, vous la trouverez dans un bouchon…. lyonnais !

 

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